Stellenausschreibung: QUEST-Office Manager*in

Das BIH sucht ab sofort - zunächst für 2 Jahre befristet - eine/n QUEST-Office Manager*in in Teilzeit (19,5 Stunden/Woche)

 

Die Stelle wird am QUEST Center for Transforming Biomedical Research des Berliner Institut für Gesundheitsforschung (BIG)/Berlin Institute of Health (BIH) angesiedelt. Ziel des QUEST ist die Optimierung der biomedizinischen Forschung bezüglich wissenschaftlicher Methodik, Bioethik und Zugänglichkeit der Forschung.

Ihr Aufgabengebiet umfasst u. a. folgende Aufgaben:

  • Unterstützung der admin. Leitung bei der Personal-, Finanz- und Raumplanung, bei Bestell- und Rechnungswesen inkl. Rechnungsprüfung
  • Unterstützung bei der Organisation, Dokumentation und Durchführung von QUEST-Ausschreibungen (z.B. eigenverantwortliches und eigenständiges Bewerbermanagement, formale Auswertungen von Bewerbungen)
  • Selbständige Aufbereitung von Unterlagen für die Bewertung wissenschaftlicher Leistungen (z.B. Bewerbungsportal für Professuren an der Charité, Anträge der intramuralen Förderung) und Entwicklung geeigneter Dokumentationsformate
  • Selbständige Koordinierung von intramuralen wissenschaftlichen Veranstaltungen und Workshops sowie von (inter-) nationalen Veranstaltungen sowie anderen Öffentlichkeitsaktivitäten (Terminkoordination, Raumsuche, Kommunikation mit den Teilnehmenden, Verschicken von Unterlagen) inkl. Protokollführung
  • Management von Literatur, Pflegen von Literaturverwaltungsdatenbanken, z.B. mit Endnote
  • Berichtswesen, Dokumentation, Terminkoordination Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
  • Allgemeine Büroorganisation u. a., Post- und E-Mailbearbeitung, Ablage sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  • Formales Redigieren von englischen sowie deutschen Texten

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
  • Einschlägige Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweise im Kontext einer Wissenschaftseinrichtung; idealerweise Erfahrung mit administrativen Prozessen an der Schnittstelle BIH/Charité
  • Einschlägige Berufserfahrung im Wissenschafts- oder Forschungsmanagement sowie im Projektmanagement
  • Erfahrung mit der Organisation von Veranstaltungen wie z.B. Workshops
  • Erfahrung in der Personal- und Finanzplanung sowie im Rechnungswesen von Vorteil
  • Erfahrung im Bereich des Einkaufs und Bestellwesens von Vorteil
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office-Anwendungen, idealerweise auch TYPO3 sowie Literaturverwaltungsprogramme)
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Teamfähigkeit, sehr selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise, Diskretion
  • Verbindliches, vertrauliches und freundliches Auftreten sowie schnelle Auffassungsgabe

Wir bieten:

  • Eine äußerst interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Politik
  • Eine zunächst für 2 Jahre befristete Teilzeitstelle (19,5 Std./Woche)
  • Eingruppierung erfolgt nach dem TVöD Bund (Ost)
  • Gezielte Einarbeitung sowie gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten und viel Raum für eigene Gestaltungsideen

Das BIH fordert qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber sowie ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) richten Sie bitte bis zum 01.10.2018 mit Angabe des nächstmöglichen Eintrittstermins per E-Mail in einem PDF-Dokument unter Angabe der Kennziffer QUEST-34/2018 an: jobs@bihealth.de.